Отдел закупок функции и структура

Рейтинг:   / 0
ПлохоОтлично 

Основные функции отдела закупок в организации
 Закупки оборудования, сырья, материалов, товаров…
 Маркетинговые исследования
 Бумажная и учетная деятельность
 Соответствие корпоративной политике
Организационная структура отдела закупок
 Директор (как правило коммерческий директор)
 Заместитель директора (начальник отдела)
 Главный специалист отдела закупок
 Специалисты отдела закупок
 Поддерживающий персонал (помощники, секретари и т.п.)


Основные функции отдела закупок в организации

В большинстве компаний и даже в государственных органах есть отдел закупок или комплектации, который является часть ежедневной деятельности компании. Этот отдел обеспечивает закупки сырья и материалов, определение цены и формирование статистики. Эти функции являются основой для производства, перепродажи. Очень многие, даже сотрудники компании понятия не имеют, чем занимается отдел закупок, какие у него функции и обязанности сотрудников. Рассмотрим основные функции, которые выполняет этот отдел.

Закупки оборудования, сырья, материалов, товаров…

Основная роль и задача отдела закупок – закупать все необходимые материалы для производства или любых других ежедневных операций компании или государственного органа. Для производственной компании это могут быть сырье и материалы такие как железо, сталь, алюминий, пластики, также запчасти, оборудование. Даже офисные принадлежности, как правило, забота отдела закупок.  В ритейле отдел закупок отвечает за постоянное снабжение товаром магазинов или склада. Для малого бизнеса очень важно иметь необходимый запас товаров по оптимальной цене, т.к. существенные вложения в товарный запас могут сократить необходимые траты на маркетинг или рекламу. Закупщики также контролируют всех поставщиков компании на предмет нормального функционирования и надежного снабжения.

Маркетинговые исследования

Отдел закупок также постоянно оценивает насколько обоснованы цены на приобретение необходимых запасов. Тут кроется важная проблема для малого бизнеса, который не может обеспечить закупки необходимого, для оптовых скидок, объема заказа. Отдел закупок небольшой компании вынужден постоянно искать лучших поставщиков  но по разумной цене.  Персонал должен постоянно контактировать с разными поставщиками, лучше вести переговоры относительно установления приемлемых цен и искать альтернативные источники снабжения материалами.

Бумажная и учетная деятельность

Отдел закупок готовит и контролирует все документы для деятельности по закупке  и доставки оборудования и материалов. Закупщики утверждают и контролируют сроки поставки материалов от поставщиков, подготавливает заявки на работы, связанные с поставкой оборудования и материалов, а также оприходованием, обеспечивает поступление документов для бухгалтерского учета. Важная часть работы это контроль сроков и качества, а также своевременности оплаты за поставленное оборудование и оказанные услуги. При планировании закупок также важно взаимодействие с финансовым отделом для обеспечения более гладкого финансового потока.

Соответствие корпоративной политике

Отдел закупок должен соответствовать корпоративной политике. Например, для малого бизнеса сотрудники могут взаимодействовать с отделом закупок по вопросу закупки необходимых офисных принадлежностей или компьютера.  Перед закупкой сотрудники отдела должны удостовериться, что закупка соответствует корпоративной политике и регламентам, находится в рамках бюджета.

Организационная структура отдела закупок

Оргструктура – это определенная иерархия в принятии решений и ответственности. Построенная как пирамида с руководителем на самом верху со всей полнотой принятия решений и ответственности. Несмотря на то, что работа всех сотрудников крайне важна, все должны подчиняться и отчитываться перед единым центром, это связано с тем, что как правило отдел закупок работает с большой номенклатурой материалов, оборудования, товаров или услуг. Несмотря на похожие принципы, отделы закупок создаются со своими особенностями, заточенными под  определённый бизнес и оргструктуру компании.

Директор (как правило коммерческий директор)

Отвечает за отдел закупок, корпоративные результаты его работы, его работоспособность и главное эффективность отдела.

Заместитель директора (начальник отдела)

Второе по важности лицо. Исполняет указания директора, управляет ежедневной работой закупщиков, обеспечивает работу отдела  отвечает за все закупки, согласовывает и утверждает все закупки.

Главный специалист отдела закупок

В производственной компании – это сотрудник который знает какие материалы, в каком количестве и какого качества необходимы. Способный рассчитывать баланс, меду количеством материалов поступающих и необходимых для производственного процесса. Это необходимо, для сохранения стабильного финансового состояния и непрерывного производственного процесса.
В компании занимающейся продажей этот сотрудник должен определять спрос и необходимое количество продукции на складе. Ошибки в данном процессе будут стоить серьезных затрат и потери репутации.

Специалисты отдела закупок

Взаимодействуют с главным специалистом, но имеют свою ответственность – как правило, за работу с конкретным поставщиком, исследованиями рынка закупаемых товаров,  своевременности поставки и оплаты, а также, за предоставлении необходимой бухгалтерской документации.

Поддерживающий персонал (помощники, секретари и т.п.)

В зависимости от компании это могут быть сотрудники, оформляющие документы, отвечающие за поступление и оформление документов от поставщиков, выполняющие рутинные функции.

Инженерные коммуникации podvod.ru

Интересно? Поделитесь с друзьями и коллегами!

 
HomeСтатьиЗакупкиОтдел закупок функции и структура